Smart Work - Làm Việc và Kiếm Tiền Thông Minh

Chào các bạn! Bạn đã bao giờ bước vào văn phòng với một tiếng thở dài ngao ngán, chỉ vì một nhân sự trong đội ngũ đang tụt lại phía sau? Bạn giao việc, họ trễ hạn. Bạn nhắc nhở, họ vâng dạ rồi đâu lại vào đấy. Cảm giác lúc đó giống như bạn đang kéo một chiếc xe bò lên dốc, vừa mệt mỏi, vừa ức chế, lại vừa sợ ảnh hưởng đến tiến độ của cả tập thể. Đuổi việc thì chưa đến mức, nhưng để yên thì không xong.

Là một người quản lý, đây chính là bài kiểm tra bản lĩnh cân não nhất. Làm sao để giải quyết dứt điểm hiệu suất kém của nhân viên mà không biến văn phòng thành một chiến trường đẫm máu? Làm sao để họ tâm phục khẩu phục thay đổi mà không ôm hận rời đi?

Trong bài này, Smart Work sẽ cùng các bạn bóc tách một trong những nghệ thuật quản trị đỉnh cao: Cứng rắn với vấn đề, mềm mỏng với con người , để biến những "mắt xích yếu" thành những chiến binh thiện chiến.

Câu chuyện từ phòng Marketing: Khi "ngôi sao" bỗng dưng tắt sáng

Hoàng ngồi thẫn thờ trước màn hình máy tính, nhìn vào bảng tiến độ dự án quý 2 đang đỏ rực ở mục của Nam. Hoàng là Trưởng phòng Marketing, vốn nổi tiếng là người hòa đồng và thương quân. Nhưng ba tháng qua, Nam – một designer từng là trụ cột của nhóm – bỗng dưng sa sút phong độ một cách thảm hại.

"Anh Hoàng ơi, bên đối tác lại gọi điện giục thiết kế banner cho chiến dịch mới rồi ạ. Đã trễ ba ngày rồi!" – Tiếng Linh, cô trợ lý, cắt ngang dòng suy nghĩ của Hoàng.

Hoàng nén một tiếng thở dài, gọi Nam vào phòng họp riêng. Vừa đóng cửa lại, không kìm được sự sốt ruột, Hoàng lên tiếng ngay với giọng khá gay gắt: "Nam, em giải thích sao về việc này? Đây là lần thứ ba trong tháng em trễ deadline rồi. Anh đã nói rất nhiều lần về tầm quan trọng của dự án này mà dường như em không quan tâm thì phải? Nếu em không làm được, anh buộc phải tìm người khác thay thế đấy!"

Nam cúi gầm mặt, hai tay đan chặt vào nhau. Cậu không giải thích, không phản kháng, chỉ lý nhí: "Em xin lỗi anh. Em sẽ cố gắng hoàn thành trong hôm nay."

Nhìn bóng Nam lầm lũi bước ra khỏi phòng, Hoàng cứ nghĩ lời cảnh cáo đanh thép của mình sẽ có tác dụng. Nhưng không, những ngày sau đó, không khí làm việc của Nam càng trở nên nặng nề. Cậu cô lập bản thân, chất lượng thiết kế nộp cho Hoàng chỉ ở mức đối phó, thiếu hẳn sự sáng tạo đột phá như trước đây. Hoàng nhận ra, sự cứng rắn sai cách của mình không những không giải quyết được vấn đề hiệu suất, mà còn đang đẩy một nhân sự tài năng ra xa khỏi tập thể.

Những sai lầm phổ biến khi đối mặt với nhân sự hiệu suất thấp

Từ câu chuyện của Hoàng, mình nhận thấy có hai thái cực sai lầm mà các nhà quản lý rất dễ sa lầy khi đối phó với những nhân sự đang đi lùi.

Chỉ trích con người thay vì mổ xẻ vấn đề

Khi một nhân viên làm việc kém hiệu quả, phản xạ tự nhiên của chúng ta là gắn mác cho họ. Chúng ta cho rằng họ "lười biếng", "vô trách nhiệm" hoặc "kém năng lực". Trong tình huống trên, câu nói của Hoàng: "Dường như em không quan tâm thì phải?" vô tình đã tấn công vào thái độ và nhân cách của Nam, chứ không còn nằm ở câu chuyện chậm tiến độ. Khi bị tấn công cá nhân, cơ chế tự vệ của con người sẽ kích hoạt. Họ sẽ chọn cách im lặng chống đối hoặc phản kháng ngầm, và sợi dây kết nối giữa quản lý với nhân viên chính thức đứt gãy.

Nuông chiều cảm xúc và né tránh đối đầu

Ngược lại với Hoàng, nhiều quản lý vì sợ mất lòng, sợ nhân viên tổn thương nên chọn cách "dĩ hòa vi quý". Họ âm thầm làm hộ phần việc của nhân viên, hoặc liên tục bỏ qua các lỗi lầm với hy vọng người đó sẽ tự nhận ra để sửa đổi. Đây là một sự mềm mỏng độc hại. Nó không chỉ làm hại nhân sự đó vì họ không biết mình sai ở đâu, mà còn tạo ra sự bất công lớn trong đội ngũ. Những nhân sự xuất sắc khác sẽ cảm thấy bất mãn khi họ phải gánh việc cho một người lười biếng nhưng vẫn nhận lương đều đặn.

Bí quyết xử lý thông minh: Tách biệt "Vấn đề" và "Con người"

Sau một tuần suy ngẫm, Hoàng hiểu rằng mình phải thay đổi chiến thuật. Anh nhận ra Nam không phải là người lười biếng bẩm sinh, bởi quá khứ cậu đã cống hiến rất nhiều. Chắc chắn có một "nút thắt" nào đó chưa được gỡ. Hoàng quyết định thực hiện nguyên tắc: Cứng rắn với tiêu chuẩn công việc, nhưng phải cực kỳ mềm mỏng và thấu hiểu với con người.

Hoàng chủ động hẹn Nam một buổi cà phê tối ngoài văn phòng để không gian bớt căng thẳng. Lần này, Hoàng thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận.

"Nam này, hôm nay anh hẹn em ra đây không phải để nói về deadline hay KPI. Anh muốn nghe chia sẻ từ em. Ba tháng qua, anh thấy em dường như gặp rất nhiều áp lực và không còn giữ được niềm vui khi thiết kế nữa. Có chuyện gì đang xảy ra với em vậy? Anh có thể giúp gì được không?"

Trước thái độ chân thành và cởi mở của Hoàng, bức tường phòng thủ của Nam hoàn toàn sụp đổ. Cậu nghẹn ngào chia sẻ về việc mẹ cậu đang bạo bệnh ở quê, bản thân cậu vừa phải chăm mẹ trong bệnh viện mỗi đêm, vừa phải lo chi phí viện phí đắt đỏ. Sự kiệt sức về thể xác và khủng hoảng tinh thần khiến cậu không thể tập trung vào công việc, nhưng áp lực kinh tế khiến cậu không dám xin nghỉ phép.

Hoàng lặng người đi. Anh nhận ra nếu mình cứ tiếp tục cứng nhắc ép chỉ tiêu, anh đã đánh mất một người anh em. Hoàng vỗ vai Nam: "Cảm ơn em đã tin tưởng nói với anh. Về phía gia đình em, anh rất chia sẻ. Nhưng về phía công việc, em cũng thấy đấy, tiến độ chung của team đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Anh không thể hạ thấp tiêu chuẩn chất lượng của phòng được. Vì vậy, chúng ta cùng tìm giải pháp nhé."

Hành động cụ thể để áp dụng ngay vào thực tế

Để biến nguyên tắc "Cứng rắn với vấn đề, mềm mỏng với con người" thành kết quả thực tế như cách Hoàng đã làm, các bạn có thể áp dụng quy trình bốn bước rõ ràng sau đây.

Bước 1: Thu thập dữ liệu khách quan trước khi đối thoại

Đừng bao giờ bước vào một cuộc họp đánh giá hiệu suất chỉ với những cảm tính chung chung. Hãy chuẩn bị sẵn các con số, ngày tháng cụ thể về các đầu việc bị trễ, các sản phẩm lỗi hoặc những phản hồi không tốt từ khách hàng. Khi bạn nói chuyện dựa trên dữ liệu, nhân viên sẽ không thể chối cãi hay tự ái, bởi vì con số thì không biết nói dối. Việc này giúp bạn giữ được sự cứng rắn cần thiết đối với các tiêu chuẩn công việc.

Bước 2: Lắng nghe chủ động để tìm ra nguyên nhân gốc rễ

Hãy tạo ra một không gian an toàn để nhân viên dám nói thật. Thay vì tra khảo, hãy đặt những câu hỏi mở như: "Tôi thấy kết quả tháng này đang giảm so với tháng trước, khó khăn lớn nhất em đang gặp phải là gì?". Nguyên nhân có thể đến từ việc họ đang quá tải, thiếu công cụ làm việc, gặp mâu thuẫn với đồng nghiệp, hoặc có biến cố cá nhân giống như Nam. Mềm mỏng ở đây nghĩa là bạn thấu hiểu hoàn cảnh của họ, không phán xét con người họ.

Bước 3: Đồng kiến tạo giải pháp và thiết lập cam kết mới

Sau khi đã thấu hiểu, hãy cùng nhân viên xây dựng một kế hoạch cải thiện hiệu suất cụ thể. Trong trường hợp của Nam, Hoàng đã đưa ra giải pháp rất thông minh: Anh cho phép Nam làm việc từ xa tại bệnh viện trong vòng hai tuần, đồng thời điều chuyển bớt các phần việc phụ sang cho Linh hỗ trợ. Đổi lại, Nam phải cam kết hoàn thành đúng hạn 3 thiết kế cốt lõi của chiến dịch lớn và báo cáo tiến độ mỗi ngày vào lúc 4 giờ chiều. Việc đưa ra giải pháp linh hoạt thể hiện sự mềm mỏng, nhưng việc yêu cầu cam kết báo cáo đúng giờ chính là sự cứng rắn.

Bước 4: Theo sát tiến độ và có chế tài rõ ràng

Một kế hoạch cải thiện sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có sự giám sát. Bạn cần đồng hành, hỗ trợ họ trong giai đoạn chuyển giao này để họ thấy bạn thực sự muốn họ tiến bộ. Tuy nhiên, bạn cũng cần đưa ra một ranh giới rõ ràng: Nếu sau thời gian thử thách và hỗ trợ mà hiệu suất vẫn không cải thiện, hai bên sẽ phải chấp nhận những biện pháp nghiêm khắc hơn, bao gồm cả việc thuyên chuyển vị trí hoặc dừng hợp tác. Đó chính là sự tử tế cao nhất của một nhà quản lý nể phục.

Sự thay đổi của Nam sau đó vượt ngoài mong đợi. Được cởi bỏ gánh nặng tâm lý và cảm kích trước sự thấu tình đạt lý của Hoàng, cậu làm việc xuyên đêm tại bệnh viện để cho ra đời những concept thiết kế xuất sắc nhất từ trước đến nay. Chiến dịch Marketing thành công rực rỡ, và Nam lại trở thành cánh tay phải đắc lực của Hoàng, nhưng với một lòng trung thành và sự nể phục tuyệt đối.

Các bạn thấy đấy, quản lý nhân sự hiệu suất thấp không phải là dùng quyền lực để chèn ép, cũng không phải là nhắm mắt làm ngơ để tỏ ra cao thượng. Người quản lý được nể phục là người biết giữ vững ngọn hải đăng của những tiêu chuẩn cao, nhưng đồng thời cũng biết chìa tay kéo người đồng đội của mình lên từ vũng lầy khó khăn.

Hãy áp dụng bí kíp này ngay hôm nay, cứng rắn khi nhìn vào công việc, nhưng hãy luôn giữ một trái tim mềm mỏng và ấm áp khi đối xử với những con người đồng hành cùng bạn nhé!