Smart Work - Làm Việc và Kiếm Tiền Thông Minh

Các Bạn thân mến!

Có bao giờ bạn rơi vào hoàn cảnh này chưa: Bạn vừa hoàn thành một dự án trầy trật suốt một tháng trời, thức trắng mấy đêm liền để chạy deadline. Khi bước vào phòng sếp để báo cáo, trong lòng bạn tràn ngập một sự xúc động và mong muốn được sẻ chia.

Bạn bắt đầu thao thao bất tuyệt từ việc đội ngũ đã vất vả ra sao, nhà cung ứng làm khó dễ thế nào, cho đến việc bạn đã phải hy sinh cả ngày cuối tuần để chỉnh sửa từng chi tiết nhỏ.

Bạn nói với một sự hào hứng và mong chờ một lời khen ngợi hay ít nhất là một cái gật đầu đồng cảm. Nhưng đáp lại bạn, sếp chỉ nhướng mày, lật lật cuốn sổ rồi ngắt lời bằng một câu hỏi lạnh lùng: "Tóm lại là dự án có kịp tiến độ không và doanh thu tháng này đạt bao nhiêu %?".

Khoảnh khắc đó, bạn cảm thấy hụt hẫng, tủi thân và thậm chí là ấm ức đúng không? Bạn nghĩ rằng sếp vô tâm, sếp chỉ biết kết quả mà không màng đến công sức của nhân viên.

Nhưng khoan đã, hãy cùng mình nhìn nhận lại vấn đề dưới một lăng kính khác. Thực tế, sếp không có thời gian để nghe tất cả, sếp chỉ cần nghe điều quan trọng nhất mà thôi.

Vở kịch chốn công sở: Khi hai đường thẳng song song không tìm được điểm chạm

Để các bạn dễ hình dung, mình xin kể cho các bạn nghe một câu chuyện rất thực tế vừa diễn ra tại phòng Marketing của một công ty công nghệ nọ. Nhân vật chính của chúng ta là Thành, một chuyên viên chạy quảng cáo rất năng nổ, chăm chỉ và Minh, vị giám đốc marketing khét tiếng là nghiêm túc, bận rộn.

Sáng thứ Hai đầu tuần, Thành gõ cửa phòng Minh với xấp tài liệu dày cộp trên tay. Khuôn mặt Thành lộ rõ vẻ mệt mỏi nhưng ánh mắt lại lấp lánh sự tự hào.

"Vào đi Thành, có chuyện gì thế em?" Minh ngẩng đầu lên khỏi màn hình laptop, tay vẫn bấm thoăn thoắt.

Thành hào hứng ngồi xuống ghế và bắt đầu: "Anh Minh ơi, tuần qua đội em vất vả kinh khủng anh ạ. Facebook nó lại đổi thuật toán đột ngột làm toàn bộ tài khoản quảng cáo của mình bị khóa hàng loạt từ đêm thứ Năm. Em với mấy bạn trong nhóm phải thức đến 3 giờ sáng để kháng nghị với bên hỗ trợ, rồi tạo tài khoản mới, rồi set lại toàn bộ chiến dịch từ đầu. Trầy da tróc vảy luôn anh ạ, cuối tuần em cũng không được ngủ để tối ưu hóa chi phí..."

Minh bắt đầu có dấu hiệu sốt ruột. Anh dừng gõ máy tính, đan hai tay vào nhau, nhìn Thành và hỏi: "Rồi sao nữa em?"

Thành vẫn chưa nhận ra tín hiệu đó, tiếp tục thao thao bất tuyệt: "Dạ, thì đó, em muốn báo cáo để anh biết tình hình khó khăn chung của thị trường hiện tại. Khách hàng dạo này cũng khó tính hơn, họ cứ vào bình luận chê giá đắt nên tỷ lệ chuyển đổi nó hơi bị ảnh hưởng một chút. Em nghĩ là tuần tới mình nên thay đổi lại toàn bộ hình ảnh, chứ hình ảnh cũ có vẻ lỗi thời rồi..."

Minh thở dài, ngắt lời Thành bằng một giọng điệu khá mệt mỏi: "Thành ơi, anh hiểu các em vất vả. Nhưng bây giờ anh chỉ có đúng 5 phút trước khi họp với Ban giám đốc. Em nói ngắn gọn cho anh: Chi phí chuyển đổi tuần qua tăng hay giảm? Mục tiêu doanh số tuần này có đạt được không? Và giải pháp cụ thể của em cho việc tài khoản bị khóa là gì?"

Thành khựng lại, mặt đỏ bừng, ấp úng không trả lời ngay được vào trọng tâm vì những con số cụ thể nằm rải rác trong tập tài liệu dày cộp mà cậu chưa kịp đúc kết. Buổi báo cáo kết thúc trong bầu không khí căng thẳng. Thành bước ra khỏi phòng với sự ức chế, nghĩ rằng sếp không tôn trọng công sức của mình. Trong khi đó, Minh cũng lắc đầu ngán ngẩm vì không lấy được thông tin mình cần để chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng sắp tới.

Những sai lầm phổ biến khi giao tiếp với cấp trên

Qua câu chuyện của Thành, mình tin rằng rất nhiều bạn trong số chúng ta thấy được hình ảnh của chính mình ở một giai đoạn nào đó trong sự nghiệp. Sai lầm lớn nhất của chúng ta là thường đứng trên góc nhìn của một "người làm" để giao tiếp với một "người quản lý".

Sai lầm đầu tiên là thói quen "kể công và kể khổ". Khi gặp khó khăn hoặc khi vừa hoàn thành một việc gì đó, tâm lý chung của chúng ta là muốn sếp biết mình đã nỗ lực nhiều như thế nào. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rằng, sếp thuê bạn để giải quyết vấn đề chứ không phải để nghe bạn than vãn về vấn đề. Sự vất vả của bạn là một phần của quá trình, và điều sếp quan tâm tối cao chính là kết quả cuối cùng.

Sai lầm thứ hai là lỗi "thiếu bộ lọc thông tin". Nhiều bạn có thói quen báo cáo theo trình tự thời gian, kể chi tiết từ A đến Z, từ chuyện chuẩn bị tài liệu cho đến chuyện đi lại ra sao. Việc cung cấp quá nhiều thông tin nhiễu sẽ làm loãng đi thông điệp cốt lõi. Sếp của bạn một ngày phải xử lý hàng trăm đầu việc, não bộ của họ đã quá tải để có thể tự nhặt nhạnh và xâu chuỗi thông tin giúp bạn.

Sai lầm thứ ba là "báo cáo vấn đề nhưng không kèm giải pháp". Khi Thành nói về việc tài khoản bị khóa hay khách hàng chê giá đắt, cậu ấy chỉ đang ném một đống rắc rối vào người sếp và mong sếp tự tìm cách giải quyết. Đây là điều tối kỵ chốn công sở khiến bạn mãi không thể thăng tiến được.

Bí quyết xử lý thông minh để trở thành ngôi sao chốn công sở

Vậy nếu rơi vào tình huống giống như Thành, một người làm việc thông minh – một thành viên của thế hệ Smart Work sẽ xử lý như thế nào?

Bí quyết nằm ở chỗ bạn phải thay đổi tư duy giao tiếp: Hãy nói bằng ngôn ngữ của sếp, cung cấp đúng món ăn mà sếp đang đói.

Trước khi bước vào phòng sếp, bạn cần tự hỏi bản thân ba câu hỏi:

-      Sếp đang quan tâm đến chỉ số nào nhất lúc này?

-      Vấn đề này ảnh hưởng gì đến mục tiêu chung của công ty?

-      Và mình muốn sếp đưa ra quyết định gì sau cuộc trò chuyện này?

Khi đã trả lời được ba câu hỏi đó, bạn sẽ làm chủ được cuộc đối thoại.

Giờ thì, chúng ta hãy cùng nhau "tua" lại tình huống của Thành nhưng với một kịch bản xử lý thông minh và chuyên nghiệp hơn rất nhiều nhé.

Thành bước vào phòng với phong thái tự tin, trên tay chỉ cầm một tờ giấy A4 tóm tắt số liệu cốt lõi. Cậu thẳng thắn vào đề: "Anh Minh ơi, em xin phép cập nhật nhanh tình hình chiến dịch Marketing tuần qua trong vòng 3 phút để anh kịp chuẩn bị cho cuộc họp Ban giám đốc nhé."

Minh nghe vậy liền chú ý ngay: "Được, em nói đi."

Thành báo cáo một cách mạch lạc: "Tuần qua, hệ thống có biến động lớn khi thuật toán Facebook thay đổi khiến tài khoản của chúng ta bị gián đoạn từ đêm thứ Năm đến hết thứ Sáu. Điều này làm tổng doanh số tuần giảm 5% so với mục tiêu. Tuy nhiên, đội ngũ đã xử lý bằng cách chuyển ngay 30% ngân sách sang kênh TikTok dự phòng và thiết lập xong hệ thống tài khoản Facebook mới vào sáng thứ Bảy. Hiện tại, toàn bộ chiến dịch đã hoạt động ổn định trở lại."

Minh gật đầu, ánh mắt lộ vẻ hài lòng: "Tốt, xử lý tình huống nhanh đấy. Thế còn kế hoạch tuần này thì sao?"

Thành tiếp lời ngay: "Để bù lại phần sụt giảm của tuần trước, tuần này em đề xuất hai giải pháp. Một là tối ưu lại thông điệp nhấn mạnh vào chương trình khuyến mãi để tăng tỷ lệ chuyển đổi nhanh. Hai là em cần anh phê duyệt gấp ngân sách thử nghiệm 10 triệu cho kênh mới để giảm phụ thuộc vào Facebook. Tài liệu chi tiết em đã để trên bàn, anh chỉ cần ký duyệt phương án ngân sách thôi ạ."

Minh mỉm cười, ký ngay vào tờ đề xuất: "Duyệt. Cảm ơn em, báo cáo rất rõ ràng. Anh sẽ mang phương án này lên họp với Ban giám đốc để thấy phòng mình luôn chủ động."

Các bạn thấy sự khác biệt chưa? Cùng một sự việc, cùng một độ vất vả, nhưng cách tiếp cận khác nhau mang lại hai kết quả hoàn toàn trái ngược. Thành trong kịch bản thứ hai không cần kể khổ, sếp vẫn tự hiểu cậu và đội ngũ đã chiến đấu hết mình. Sếp có được thông tin để báo cáo cấp trên, còn Thành thì đạt được mục đích là duyệt ngân sách mới. Đó chính là đỉnh cao của giao tiếp thông minh.

Hành động ngay hôm nay để làm chủ kỹ năng "Nói điều sếp cần"

Để biến bí kíp này thành phản xạ tự nhiên của các bạn trong công việc hàng ngày, Smart Work muốn tặng bạn một công thức hành động cực kỳ đơn giản mang tên Công thức 3S: Short (Ngắn gọn) – Status (Trạng thái hiện tại) – Solution (Giải pháp). Bạn có thể áp dụng ngay vào sáng ngày mai theo các bước sau đây.

Đầu tiên, hãy tập thói quen tóm tắt mọi báo cáo trong vòng tối đa 3 đến 5 câu. Hãy luôn bắt đầu bằng kết quả cuối cùng hoặc vấn đề nghiêm trọng nhất, tuyệt đối không đi đường vòng. Người ta gọi đây là phương pháp giao tiếp hình tháp ngược, đưa thông tin quan trọng nhất lên đỉnh.

Thứ hai, khi báo cáo một sự cố, hãy luôn chuẩn bị sẵn ít nhất hai phương án giải pháp đi kèm. Đừng bao giờ nói: "Sếp ơi việc này hỏng rồi, giờ làm thế nào ạ?". Thay vào đó, hãy nói: "Sếp ơi việc này đang gặp trục trặc như thế này, em đề xuất hai phương án giải quyết là A và B. Em nghiêng về phương án A vì lý do này, sếp cho em xin ý kiến chỉ đạo". Khi bạn mang giải pháp đến, bạn đang giúp sếp tiết kiệm chất xám và thời gian, sếp chỉ việc làm đúng một nhiệm vụ duy nhất là lựa chọn.

Cuối cùng, hãy quan sát và học cách thấu hiểu phong cách của sếp mình. Nếu sếp bạn là người thuộc tuýp hành động, thích con số, hãy nói chuyện bằng biểu đồ và dữ liệu chính xác. Nếu sếp là người quan tâm đến con người và tầm nhìn, hãy lồng ghép thêm các yếu tố về tác động của sự việc đến đội ngũ xung quanh. Thay đổi tần số giao tiếp của bản thân cho trùng với tần số của sếp là con đường ngắn nhất để bạn xây dựng niềm tin vững chắc chốn công sở.

Nói điều mình muốn là bản năng, nhưng nói điều sếp cần lại là một nghệ thuật và bản lĩnh của một người làm việc thông minh.

Chúc các bạn ứng dụng thành công bí kíp này để mỗi lời nói ra tại nơi làm việc đều mang một giá trị ngàn vàng!