Smart Work - Làm Việc và Kiếm Tiền Thông Minh

NHÓM 1: 6 BÍ KÍP CHINH PHỤC TRÁI TIM CỦA SẾP

Bí kíp 1: Hiểu Điều Sếp Cần Trước Khi Sếp Nói

Các Bạn thân mến!

Hãy tưởng tượng một ngày đi làm, bạn vừa bước vào văn phòng, chưa kịp đặt chiếc túi xách xuống ghế thì sếp đã đứng ngay sau lưng với vẻ mặt đầy lo lắng. Sếp chưa kịp mở lời, bạn đã mỉm cười nhẹ nhàng và trao tận tay sếp đúng tập tài liệu mà sếp đang tìm kiếm, kèm theo một ly cà phê nóng hổi đúng gu. Khoảnh khắc ấy, bạn không chỉ là một nhân viên, bạn chính là một "người hùng" trong mắt cấp trên.

Nhiều người thường nghĩ rằng, đi làm chỉ cần hoàn thành xuất sắc 100% nhiệm vụ được giao đã là quá đủ. Nhưng thực tế, thế giới công sở khắc nghiệt và vận động không ngừng hơn thế rất nhiều. Sự khác biệt lớn nhất giữa một nhân viên mẫn cán và một ngôi sao sáng giá chốn công sở chính là khả năng chủ động. Người giỏi không chỉ làm việc được giao mà còn có năng lực dự đoán được nhu cầu của cấp trên.

Để các bạn dễ hình dung về kỹ năng này, mình muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện thực tế vừa diễn ra tại văn phòng của một công ty công nghệ lớn, nơi mà nhịp độ công việc tính bằng từng phút.

Câu chuyện từ phòng ban truyền thông: Khi sếp chưa nói, ta đã làm

Sáng thứ Hai, tại phòng ban Truyền thông, không khí ngập tràn sự căng thẳng. Tuần trước, một chiến dịch quảng cáo lớn của công ty vừa gặp phải một sự cố nhỏ về mặt thông điệp, khiến một bộ phận khách hàng trên mạng xã hội phản ứng trái chiều. Anh Hoàng, Trưởng phòng, bước vào phòng họp với vệt quầng thâm lộ rõ dưới mắt. Anh nhìn quanh một lượt rồi cất tiếng với giọng khá mệt mỏi:

– Tình hình thảo luận trên Fanpage cuối tuần qua thế nào rồi các em? Khách hàng còn gay gắt không? Chiều nay 2 giờ sếp tổng sẽ gọi anh lên báo cáo trực tiếp đấy.

Ngay lập tức, Minh – một nhân viên có tiếng là chăm chỉ, nhanh nhảu mở máy tính và trả lời:

– Dạ anh, em thấy tình hình cũng đỡ hơn rồi ạ. Sáng nay em vừa vào kiểm tra thì thấy lượng bình luận tiêu cực đã giảm khoảng 30% so với hôm thứ Sáu. Nếu anh cần số liệu cụ thể để báo cáo sếp tổng thì lát nữa anh nhắn em nhé, em sẽ ngồi tổng hợp lại và gửi file Excel cho anh ngay lập tức ạ!

Anh Hoàng nghe vậy chỉ gật đầu nhẹ, nét mặt vẫn chưa vơi bớt vẻ lo âu. Lúc này, Phương – một cô gái có phong cách làm việc vô cùng nhạy bén, ngồi cạnh Minh – khẽ đẩy nhẹ chiếc laptop của mình về phía anh Hoàng và lên tiếng:

– Em chào anh Hoàng. Biết là chiều nay anh phải họp với sếp tổng về sự cố tuần trước, nên ngay từ tối qua em đã chủ động tổng hợp lại toàn bộ dữ liệu. Đây là bản báo cáo tóm tắt bằng biểu đồ trực quan về dòng dư luận trong ba ngày cuối tuần.

Phương lật sang trang tiếp theo của tập tài liệu đã in sẵn và nói tiếp bằng giọng tự tin:

– Không chỉ có số liệu, em và nhóm nội dung cũng đã soạn sẵn ba kịch bản truyền thông để xử lý triệt để khủng hoảng này trong tuần tới, bao gồm cả phương án an toàn nhất và phương án chuyển hướng dư luận. Em đã gửi bản mềm vào email của anh, còn đây là bản in tóm tắt dài hai trang để anh cầm theo vào phòng họp chiều nay ạ.

Anh Hoàng cầm tập tài liệu từ tay Phương, ánh mắt anh sáng lên rõ rệt. Sự căng thẳng trên khuôn mặt vị Trưởng phòng dường như tan biến đến một nửa. Anh thở phào và nói:

– Tuyệt vời quá Phương ơi! Đúng cái anh đang loay hoay không biết cấu trúc bài báo cáo chiều nay thế nào để sếp tổng dễ duyệt chi phí xử lý khủng hoảng nhất. Em cứu anh một bàn thua trông thấy rồi!

Kết quả của buổi chiều hôm đó chắc các bạn cũng đoán được. Anh Hoàng có một buổi báo cáo thành công rực rỡ trước sếp tổng nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thấu hiểu từ Phương. Riêng Phương, cô ấy đã ghi trọn điểm mười trong lòng quản lý của mình. Còn Minh, dù rất chăm chỉ, nhưng mãi vẫn chỉ là người chạy theo sau tiến độ.

Những sai lầm phổ biến khiến bạn mãi là "cái bóng" nơi công sở

Qua câu chuyện của Minh và Phương, mình muốn chúng ta cùng nhìn nhận lại những sai lầm mà rất nhiều bạn trẻ hiện nay đang mắc phải khi giao tiếp và làm việc với cấp trên.

Tư duy "gọi dạ bảo vâng", sếp chỉ đâu đánh đó

Sai lầm lớn nhất của rất nhiều nhân viên là biến mình thành một con robot lập trình sẵn. Bạn nghĩ rằng sếp bảo làm bước A thì mình làm đúng bước A, không thừa một nét, không thiếu một ly là đã hoàn thành nhiệm vụ. Tư duy này khiến bạn trở nên thụ động và vô hình trong mắt quản lý. Sếp của bạn có trăm công nghìn việc, họ thuê bạn về là để giải quyết vấn đề và giảm tải áp lực cho họ, chứ không phải để họ phải cầm tay chỉ việc, nhắc nhở từng chút một.

Thiếu sự quan sát bối cảnh và áp lực của cấp trên

Nhiều bạn đi làm với tâm thế "độc lập tác chiến", chỉ quan tâm đến phần việc trên bàn của mình mà hoàn toàn thờ ơ với những gì đang diễn ra xung quanh. Bạn không biết sếp đang phải đối mặt với áp lực gì từ ban giám đốc, không rõ mục tiêu chiến lược của phòng ban trong tháng này là gì. Việc thiếu quan sát này khiến bạn không thể đồng điệu được với tư duy của sếp, dẫn đến tình trạng sếp đang lo sốt vó về doanh số, còn bạn thì lại thong thả đề xuất một ý tưởng tiêu tốn ngân sách nhưng hiệu quả mơ hồ.

Đợi nước đến chân mới nhảy và tâm lý "chờ lệnh"

Giống như nhân viên Minh trong câu chuyện trên, câu cửa miệng của kiểu nhân viên này luôn là: "Khi nào sếp cần thì bảo em nhé". Nghe thì có vẻ rất sẵn sàng phục vụ, nhưng thực chất đó là biểu hiện của sự lười biếng trong tư duy. Khi sếp đã phải mở lời yêu cầu bạn làm một việc gì đó mang tính hiển nhiên, tức là bạn đã chậm một bước rồi. Lúc ấy, sự hỗ trợ của bạn chỉ mang tính chất hoàn thành, chứ không mang lại giá trị gia tăng hay sự bất ngờ cho sếp.

Bí quyết xử lý thông minh để luôn đi trước một bước

Vậy làm thế nào để chúng ta có thể sở hữu "siêu năng lực" đọc vị được suy nghĩ và nhu cầu của sếp giống như cô bạn Phương trong câu chuyện trên? Smart Work sẽ bật mí cho các bạn những bí quyết vô cùng thực tế sau đây.

Đặt mình vào vị trí và áp lực của sếp

Để hiểu sếp cần gì, trước hết các bạn phải học cách tư duy bằng bộ não của sếp. Hãy tự hỏi bản thân: "Nếu mình là trưởng phòng lúc này, điều gì sẽ khiến mình mất ngủ?", "Mục tiêu tối thượng của sếp trong cuộc họp sắp tới là gì?". Khi bạn hiểu được áp lực về KPI, áp lực với cấp trên nữa của sếp, bạn sẽ tự khắc biết mình cần phải chuẩn bị những gì để làm bệ đỡ vững chắc cho sếp.

Học cách lắng nghe những chi tiết ẩn ý

Sếp không phải lúc nào cũng nói thẳng tuột mọi yêu cầu ra ngoài. Đôi khi nhu cầu của họ nằm ở những lời phàn nàn bâng quơ hoặc những câu hỏi mang tính gợi mở. Ví dụ, nếu sếp than thở: "Dạo này khách hàng phản hồi về dịch vụ có vẻ nhiều em nhỉ", điều sếp thực sự muốn không phải là một câu trả lời "Vâng ạ", mà sếp đang cần một bảng thống kê các lỗi dịch vụ phổ biến và một giải pháp khắc phục ngay lập tức từ bạn.

Chủ động cung cấp giải pháp thay vì chỉ báo cáo vấn đề

Khi phát hiện ra một rủi ro hoặc một vấn đề phát sinh, người làm việc thông minh không bao giờ chạy đến phòng sếp và quăng ra một câu hỏi: "Sếp ơi, việc này hỏng rồi, giờ làm thế nào ạ?". Hãy thay đổi cách tiếp cận. Hãy đến gặp sếp với tâm thế của một người hiến kế: "Sếp ơi, vấn đề A vừa phát sinh. Em đã tìm hiểu và đề xuất ra hai phương án giải quyết là X và Y. Theo em phương án X tối ưu hơn vì lý do này... Sếp xem qua và cho em xin ý kiến chỉ đạo nhé". Cách làm này sẽ giúp sếp đưa ra quyết định cực kỳ nhanh chóng và đánh giá rất cao năng lực của bạn.

Hành động cụ thể để áp dụng ngay ngày mai

Lý thuyết thì luôn màu xám, còn cây đời thì mãi xanh tươi. Để biến bí kíp này thành vũ khí sắc bén của riêng bạn, Smart Work muốn các bạn thực hành ngay ba hành động cụ thể sau đây khi bước chân vào văn phòng vào ngày mai:

Đầu tiên, hãy lập một "Bản đồ thói quen của sếp". Bạn hãy dành thời gian quan sát và ghi chép lại những thói quen làm việc của quản lý trực tiếp. Sếp thích báo cáo bằng văn bản ngắn gọn hay thích nói chuyện trực tiếp? Sếp thường xem số liệu vào đầu tuần hay cuối tuần? Gu trình bày slide của sếp là tối giản hay chi tiết? Hiểu được thói quen này sẽ giúp bạn "gãi đúng chỗ ngứa" của sếp mỗi khi giao tiếp.

Thứ hai, luôn chuẩn bị nguyên tắc "Cộng Một" (+1) trong mọi nhiệm vụ. Khi được giao bất kỳ công việc nào, sau khi hoàn thành đúng yêu cầu, hãy tự hỏi: "Mình có thể làm thêm điều gì nhỏ nữa để kết quả này trở nên hoàn hảo hơn không?". Nếu sếp bảo bạn đặt phòng họp, hãy chủ động chuẩn bị thêm máy chiếu, nước uống và tài liệu sẵn trên bàn. Nếu sếp bảo bạn dịch một tài liệu nước ngoài, hãy chủ động làm thêm một trang tóm tắt những ý chính bằng tiếng Việt. Chính điểm "Cộng Một" này sẽ tạo nên thương hiệu cá nhân khác biệt của bạn.

Cuối cùng, hãy chủ động cập nhật tiến độ định kỳ. Đừng để sếp phải mở lời hỏi: "Em ơi, việc anh giao hôm trước làm đến đâu rồi?". Hãy thiết lập một thói quen gửi email hoặc tin nhắn cập nhật tiến độ ngắn gọn vào cuối ngày hoặc cuối tuần. Việc này không chỉ giúp sếp yên tâm vì mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát, mà còn chứng tỏ bạn là một người làm việc vô cùng chuyên nghiệp và có trách nhiệm cao.

Các bạn thân mến, hiểu điều sếp cần trước khi sếp nói không phải là sự nịnh nọt hay "đi guốc trong bụng" sếp một cách tiêu cực. Đó là đỉnh cao của sự chuyên nghiệp, sự thấu cảm và tinh thần trách nhiệm tối cao với công việc chung. Khi bạn làm được điều này, bạn không chỉ giúp sếp thành công, mà bạn đang tự tay lát viên gạch vững chắc nhất cho con đường thăng tiến của chính mình. Chúc các bạn áp dụng thành công và hẹn gặp lại các bạn ở bí kíp tiếp theo của Smart Work nhé!