Chào mừng các bạn đến với … SMART WORK – LÀM VIỆC VÀ KIẾM TIỀN THÔNG MINH Hành trình tái lập tư duy – Làm Việc – Kiếm TIỀN thông minh
Có bao giờ bạn bước vào văn phòng với một tiếng thở dài,
nhìn đống tài liệu ngập đầu và tự hỏi: "Tại sao mình đã làm sếp rồi mà còn
khổ hơn cả nhân viên thế này?".
Bạn đến sớm nhất công ty, về trễ nhất đội, trong khi cấp dưới
của bạn cứ đúng 5 giờ 30 phút chiều là dọn đồ ra về với gương mặt vô cùng thảnh
thơi. Bạn ôm hết mọi việc vào người vì nghĩ rằng "giao cho tụi nó làm thà
mình làm luôn cho nhanh", để rồi nhận lại là sự kiệt sức của bản thân và sự
thụ động của cả một tập thể.
Nếu các bạn đang rơi vào vòng xoáy luẩn quẩn của sự bận rộn
độc hại đó, thì Bí kíp này chính là chiếc phao cứu sinh dành cho bạn.
Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau bóc tách một trong những năng
lực cốt lõi nhất để biến bạn từ một "khổ chủ" thành một nhà quản lý
được nể phục: Nghệ thuật giao việc. Hãy nhớ rằng, một nhà quản lý giỏi không
bao giờ là người làm tất cả mọi việc, mà là người biết cách để mọi việc được
hoàn thành một cách thông minh nhất.
Câu chuyện từ phòng Marketing: Bi kịch của "Sếp vạn
năng"
Để Smart Work kể cho các bạn nghe câu chuyện tại phòng
Marketing của một công ty công nghệ nọ. Minh là một trưởng phòng trẻ, đi lên từ
một chuyên viên xuất sắc. Anh nổi tiếng là người đa tài: viết content hay, thiết
kế đồ họa đẹp, lại còn am hiểu cả kỹ thuật chạy quảng cáo. Khi được bổ nhiệm
lên chức quản lý, Minh tràn đầy nhiệt huyết và quyết tâm đưa đội nhóm của mình
trở thành ngôi sao của công ty.
Một ngày thứ Hai đầu tuần, công ty nhận được một dự án chiến
dịch lớn từ ban giám đốc. Minh triệu tập cuộc họp gấp với ba nhân viên của mình
là Tuấn, Linh và Vy.
"Dự án lần này cực kỳ quan trọng, chúng ta chỉ có năm
ngày để ra mắt sản phẩm mới," Minh nói, gương mặt căng thẳng. "Tuấn,
em chịu trách nhiệm viết nội dung bài PR nhé. Linh, em lên ý tưởng thiết kế
hình ảnh chủ đạo. Còn Vy, em lập kế hoạch phân bổ ngân sách quảng cáo."
Ba nhân viên gật đầu nhận lệnh. Nhưng ngay ngày hôm sau, bi
kịch bắt đầu xảy ra. Linh gửi cho Minh bản phác thảo hình ảnh đầu tiên. Minh
nhìn vào màn hình, nhíu mày rồi lẩm bẩm: "Góc này chưa chuẩn, màu sắc này
nhìn quê quá. Giải thích cho Linh sửa thì mất thời gian, thôi để mình tự chỉnh
lại cho nhanh." Thế là Minh mở phần mềm lên, tự tay sửa đến hai giờ sáng.
Đến ngày thứ Tư, Tuấn gửi bài viết PR. Minh đọc qua và cảm
thấy giọng văn chưa đủ sắc sảo. Thay vì ngồi lại hướng dẫn Tuấn, Minh lại tặc
lưỡi: "Văn phong thế này đem đi đăng báo thì mất mặt phòng Marketing mất.
Thôi, để anh viết lại từ đầu cho."
Đến chiều thứ Năm, hạn chót của dự án đã cận kề. Minh lúc
này mắt thâm quầng, tóc tai bù xù, tay vừa gõ bàn phím vừa check mail liên tục.
Đúng lúc đó, Vy bước vào phòng với vẻ mặt ngơ ngác:
"Anh Minh ơi, kế hoạch ngân sách em gửi từ hôm qua anh
xem chưa ạ? Em chưa thấy anh duyệt nên em chưa dám chạy quảng cáo."
Minh đập tay xuống bàn, giọng đầy bất lực: "Anh chưa có
thời gian xem! Sao việc gì cũng phải đến tay anh thế này? Các em không tự chủ động
giải quyết được một việc gì à?"
Vy ấm ức cúi đầu: "Nhưng anh bảo mọi thứ phải thông qua
anh, và bài của anh Tuấn với thiết kế của chị Linh anh cũng tự sửa hết rồi, tụi
em đâu biết phải làm thế nào tiếp theo..."
Không gian phòng làm việc bỗng chốc đóng băng. Minh nhìn lại
xung quanh, ba nhân viên ngồi im lặng, gương mặt lộ rõ sự chán nản và bất mãn.
Họ cảm thấy mình không được tin tưởng, năng lực bị phủ nhận, còn Minh thì kiệt
quệ cả về thể xác lẫn tinh thần. Chiến dịch năm đó vẫn hoàn thành, nhưng không
đạt kết quả như kỳ vọng, và quan trọng hơn, sự gắn kết của đội ngũ đã chạm đáy.
Những sai lầm phổ biến: Khi "cái tôi" che mờ vai
trò quản lý
Từ câu chuyện của Minh, Smart Work nhận thấy rất nhiều bạn
quản lý mới lên chức, thậm chí cả những người có kinh nghiệm lâu năm, thường vấp
phải ba sai lầm chí mạng sau đây khi giao việc.
Căn bệnh "Để mình làm cho nhanh"
Đây là cái bẫy tâm lý phổ biến nhất. Khi thấy nhân viên làm
chưa đúng ý, phản xạ tự nhiên của bạn là nhảy vào giành lấy việc để tự làm. Bạn
nghĩ rằng mình đang tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế bạn đang cướp đi cơ hội
học hỏi và trưởng thành của nhân viên. Về lâu dài, bạn tự biến mình thành cái
nút thắt cổ chai (bottleneck) của cả phòng. Mọi công việc đều bị ứ đọng tại bàn
của bạn, còn nhân viên thì rơi vào trạng thái thụ động, chờ đợi được ban phát mệnh
lệnh.
Giao việc theo kiểu "bốc thuốc" ngẫu nhiên
Giống như cách Minh giao việc trong cuộc họp, anh chỉ phân
chia dựa trên danh sách những việc cần làm chứ không dựa trên năng lực thực tế
và thế mạnh của từng cá nhân. Giao một việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, tính toán số liệu
cho một nhân viên mạnh về sáng tạo bay bổng, hoặc ngược lại, bắt một người hướng
nội, sợ đám đông đi đàm phán với đối tác chính là cách nhanh nhất để hủy hoại một
dự án. Bạn đang bắt con cá phải học cách leo cây, và rồi tức giận khi thấy nó
mãi không leo tới đỉnh.
Thiếu tiêu chuẩn đánh giá và quy trình kiểm soát
Giao việc không có nghĩa là "mang con bỏ chợ". Nhiều
quản lý giao việc rất mơ hồ theo kiểu: "Em làm cho anh cái báo cáo này thật
hay nhé" hoặc "Giải quyết ca này giúp anh". Thế nào là
"hay"? Thế nào là "xử lý xong"? Khi không đưa ra một tiêu
chuẩn rõ ràng về kết quả mong đợi (Output) và thời hạn cụ thể (Deadline), nhân
viên sẽ làm việc theo sự phỏng đoán. Đến khi sản phẩm ra lò không đúng ý, quản
lý lại nổi trận lôi đình, còn nhân viên thì ngơ ngác vì không hiểu mình sai ở
đâu.
Bí quyết xử lý thông minh: Nghệ thuật điều binh khiển tướng
Nếu rơi vào tình huống của Minh, một nhà quản lý thông minh
sẽ xử lý như thế nào để vừa giải phóng được bản thân, vừa giúp nhân viên tâm phục
khẩu phục? Smart Work xin chia sẻ với các bạn quy trình 3 bước cốt lõi để lật
ngược thế cờ.
Bước 1: Thấu hiểu "bản đồ năng lực" của đội ngũ
Trước khi giao bất kỳ quân bài nào xuống chiếu, bạn phải biết
rõ trong tay mình đang có những quân bài gì. Hãy dành thời gian quan sát, trò
chuyện và đánh giá năng lực của từng nhân viên dựa trên hai yếu tố: Kỹ năng
chuyên môn (Competence) và Thái độ/Sự tự tin (Commitment).
Nếu quay lại tình huống trên, Minh cần biết Linh mạnh về tư
duy thẩm mỹ nhưng còn yếu về tốc độ xử lý phần mềm, Tuấn có ý tưởng tốt nhưng
hành văn chưa trau chuốt, còn Vy là người cực kỳ cẩn thận với các con số. Khi
đã nắm rõ bức tranh này, việc đặt họ vào đúng vị trí sẽ trở nên dễ dàng hơn rất
nhiều.
Bước 2: Áp dụng công thức giao việc 5W - 1H
Để loại bỏ sự mơ hồ, mỗi khi giao việc, bạn hãy tự động áp dụng
bộ lọc sáu câu hỏi thần thánh này vào cuộc đối thoại với nhân viên:
· Why
(Tại sao): Bối cảnh của nhiệm vụ này là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với
công ty? Điều này giúp nhân viên thấy được giá trị công việc của họ.
· What
(Cái gì): Kết quả cụ thể cần đạt được là gì? Hãy lượng hóa nó bằng những
con số hoặc tiêu chí rõ ràng.
· Who
(Ai): Ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người hỗ trợ?
· When
(Khi nào): Hạn chót chính xác là bao giờ? Có các mốc thời gian phụ
(Milestones) để kiểm tra tiến độ không?
· Where
(Ở đâu): Tài nguyên, dữ liệu phục vụ cho công việc này có thể tìm kiếm ở
đâu?
· How
(Như thế nào): Quy trình thực hiện cơ bản ra sao? Nhân viên có quyền hạn đến
đâu trong việc ra quyết định?
Bước 3: Chuyển từ "Làm thay" sang "Đặt câu
hỏi gợi mở"
Khi nhân viên đem đến một sản phẩm chưa hoàn hảo, thay vì giật
lấy chuột và bàn phím để sửa, hãy đóng vai một người huấn luyện (Coach). Hãy chỉ
ra điểm chưa đạt và đặt những câu hỏi để họ tự tìm ra giải pháp.
Ví dụ, với bài viết của Tuấn, Minh có thể nói: "Anh thấy
cấu trúc bài viết này khá ổn, nhưng phần mở đầu chưa đủ thu hút khách hàng mục
tiêu. Theo em, nếu chúng ta thay đổi góc nhìn từ tính năng sản phẩm sang nỗi
đau của người dùng thì bài viết sẽ thay đổi như thế nào? Em thử chỉnh sửa lại
phần này và gửi lại anh vào chiều nay nhé." Cách tiếp cận này vừa giữ được
lòng tự trọng của nhân viên, vừa ép họ phải động não suy nghĩ để nâng cao tay
nghề.
Hành động cụ thể: Thực hành ngay hôm nay
Lý thuyết thì luôn màu hồng, nhưng hành động mới tạo ra kết
quả. Ngay ngày mai khi bước đến văn phòng, các bạn hãy thực hiện ngay cho mình
ba hành động cụ thể sau đây:
· Lập
danh sách "Ngừng làm": Hãy viết ra tất cả những công việc bạn
đang làm trong một tuần. Lọc ra những việc mang tính chất thực thi, lặp đi lặp
lại mà nhân viên hoàn toàn có thể làm được. Mạnh dạn gạch tên mình ra khỏi những
việc đó và lên kế hoạch chuyển giao chúng.
· Thiết
lập "Cơ chế kiểm soát ngược": Khi giao một việc quan trọng, sau
khi giải thích xong, bạn hãy yêu cầu nhân viên nói lại theo cách hiểu của họ:
"Để đảm bảo chúng ta hiểu đúng ý nhau, em có thể tóm tắt lại những điểm mấu
chốt và các mốc thời gian của dự án này không?". Điều này giúp loại bỏ
hoàn toàn tình trạng "ông nói gà, bà hiểu vịt".
· Áp
dụng nguyên tắc "Ủy quyền theo nấc thang": Đối với nhân viên mới
hoặc người chưa đủ tự tin, hãy giao việc từ nhỏ đến lớn. Ban đầu là cho phép họ
đề xuất giải pháp, sau đó là cho phép họ tự thực hiện dưới sự giám sát, và cuối
cùng khi họ đã chứng minh được năng lực, hãy trao cho họ toàn quyền quyết định
và chịu trách nhiệm.
Giao việc đúng người, đúng việc không phải là bạn đang
"đùn đẩy" trách nhiệm, mà là bạn đang thực hiện đúng chức trách cao
nhất của một nhà quản lý: Xây dựng và phát triển đội ngũ. Khi bạn dám buông tay
để nhân viên tự bơi, bạn mới có thời gian để ngẩng đầu lên nhìn về phía trước,
hoạch định chiến lược và đưa con thuyền của mình đi xa hơn.
Chúc các bạn áp dụng thành công và sớm trở thành những nhà
quản lý thảnh thơi, được nhân viên nể phục!