Smart Work - Làm Việc và Kiếm Tiền Thông Minh

Các bạn thân mến !

Có bao giờ bạn bước vào văn phòng với một tâm trạng tràn đầy năng lượng, ly cà phê sữa đá trên tay còn chưa kịp tan hết đá, thì đập vào mắt là một email "bốc hỏa" từ đồng nghiệp phòng bên cạnh? Hoặc trong cuộc họp đầu tuần, ý tưởng mà bạn thức trắng ba đêm để hoàn thiện bỗng bị một gã sếp phòng khác gạt phăng đi bằng một câu gọn lỏn: "Anh thấy không khả thi". Lúc đó, bạn sẽ làm gì? Gồng cơ mặt, nuốt nghẹn cục tức vào trong rồi đi kể xấu họ với hội chị em giờ trưa, hay là lập tức "bật" lại để bảo vệ cái tôi của mình?

Các bạn biết không ? Văn phòng không phải là sàn diễn thời trang, càng không phải là một bộ phim ngôn tình màu hồng. Nơi nào có con người, có lợi ích và có áp lực KPI, nơi đó có xung đột. Đó là một phần tất yếu của cuộc chơi. Thế nhưng, người làm việc nghiệp dư nhìn xung đột như một trận chiến sinh tử, còn người sở hữu tư duy Smart Work lại xem đó là cơ hội vàng để nâng cấp mối quan hệ và khẳng định năng lực xử lý tình huống đỉnh cao của mình.

Hôm nay, mình sẽ cùng các bạn bóc tách một câu chuyện "kinh điển" mà chắc chắn ai trong chúng ta cũng từng thấy thấp thoáng bóng dáng mình trong đó.

Trận chiến không khói súng giữa Content và Design

Để các bạn hình dung rõ hơn về sức tàn phá của một cuộc xung đột không được kiểm soát, mình muốn kể cho các bạn nghe về câu chuyện của Minh – một chuyên viên Content Marketing đầy nhiệt huyết, và Linh – cô nàng Graphic Designer cá tính, sắc sảo.

Cả hai đều là những nhân sự giỏi, nhưng họ lại sở hữu hai thế giới quan hoàn toàn khác nhau.

Mọi chuyện bắt đầu vào một buổi chiều thứ Năm kinh hoàng, khi chiến dịch ra mắt sản phẩm mới đã cận kề. Minh gửi một bản yêu cầu thiết kế (Brief) cho Linh với dòng ghi chú: "Cần gấp trong ngày mai, phong cách sang trọng, đột phá".

Đến chiều thứ Sáu, Linh gửi lại sản phẩm. Vừa mở file ra, mặt Minh đã tối sầm lại. Cậu lập tức nhắn tin trên group chung của dự án:

·     Linh ơi, sao thiết kế nhìn tối tăm và sến thế này? Mình bảo làm phong cách sang trọng mà, thế này sao mà chạy quảng cáo được? Em làm lại gấp giúp anh nhé, tối nay phải lên bài rồi!

Linh, sau một tuần chạy deadline ngập đầu, nhìn thấy dòng tin nhắn ấy thì máu nóng dồn lên não. Cô không ngần ngại đáp trả ngay lập tức bằng một đoạn hội thoại đầy tính "sát thương":

·     Anh Minh buồn cười nhỉ? Brief anh đưa chung chung như một trò đùa, thế nào là sang trọng? Font chữ và màu sắc này là đúng chuẩn nhận diện thương hiệu rồi. Anh không biết gì về thẩm mỹ thì đừng có phán xét công sức của người khác. Tôi không rảnh để làm đi làm lại chỉ vì cái sở thích cảm tính của anh!

·     Ôi hay nhỉ, tôi là người chịu trách nhiệm về doanh số của chiến dịch này, thiết kế không hút khách thì tôi gánh à? Nhiệm vụ của em là phải làm cho đến khi đạt yêu cầu chứ! – Minh lập tức gõ bàn phím bành bành, mặt đỏ tía tai.

Cuộc tranh luận kéo dài hơn hai mươi dòng tin nhắn trên group chung, trước sự chứng kiến thầm lặng nhưng đầy căng thẳng của toàn bộ ê-kíp và cả sếp tổng. Kết quả là gì các bạn biết không? Linh tắt máy đi về, từ chối sửa bài. Minh ôm cục tức tự mày mò dùng Canva sửa tạm một ấn phẩm chắp vá. Chiến dịch ra mắt thất bại thảm hại về mặt hình ảnh, còn mối quan hệ giữa hai phòng ban thì đóng băng hoàn toàn. Mỗi lần chạm mặt nhau ở máy lọc nước, không khí xung quanh họ lạnh lẽo như mùa đông Bắc Cực.

Những sai lầm chí mạng khiến ngọn lửa mâu thuẫn bùng cháy

Nhìn từ góc độ của Smart Work, cuộc chiến giữa Minh và Linh thất bại không phải vì họ ghét nhau, mà vì họ đã phạm phải những sai lầm kinh điển trong giao tiếp khi có xung đột. Hãy cùng mình phân tích xem họ đã tự "bắn vào chân mình" như thế nào nhé.

Chỉ trích con người thay vì tập trung vào vấn đề

Sai lầm lớn nhất của Minh là dùng những từ ngữ mang tính định kiến và phán xét cá nhân như "sến", "tối tăm". Thay vì chỉ ra cụ thể điểm nào chưa phù hợp như bố cục, màu sắc hay cỡ chữ, Minh lại vô tình tấn công vào năng lực chuyên môn của Linh. Khi một người cảm thấy cái tôi và lòng tự trọng của mình bị đe dọa, phản xạ tự nhiên của họ sẽ là xù lông nhím để tự vệ, chứ không còn tâm trí đâu mà lắng nghe giải pháp nữa.

Lựa chọn sai kênh giao tiếp

Nhắn tin qua các ứng dụng văn phòng như Slack, Zalo hay Skype là một cái bẫy chết người khi xảy ra bất đồng. Những dòng chữ khô khan không hề mang theo tông giọng, sắc thái biểu cảm hay sự thiện chí. Một lời góp ý thẳng thắn khi viết thành văn bản rất dễ bị người đọc suy diễn thành một lời khiêu khích, hạch sách. Đã vậy, việc Minh mang câu chuyện này lên group chung có sự hiện diện của nhiều người vô tình biến đây thành một "sân khấu" đấu tố, buộc Linh phải chiến đấu đến cùng để bảo vệ thể diện của mình.

Nuông chiều cảm xúc tiêu cực tức thời

Cả Minh và Linh đều để cho "con quái vật" cảm xúc dẫn dắt hành vi. Họ phản hồi ngay lập tức trong trạng thái giận dữ mà không cho não bộ có vài giây để hạ nhiệt. Trong chốn công sở, ai làm chủ được cảm xúc, người đó nắm quyền chủ động. Việc buông ra những lời cay đắng cho bõ ghét chỉ mang lại sự thỏa mãn trong vài giây ngắn ngủi, nhưng hậu quả để lại cho sự nghiệp và các mối quan hệ thì đôi khi mất vài năm cũng không cứu vãn nổi.

Bí quyết xử lý thông minh theo tư duy Smart Work

Vậy nếu đặt bạn vào vị trí của Minh hoặc Linh, hoặc nếu bạn vô tình rơi vào một tình huống tiến thoái lưỡng nan tương tự, một người làm việc thông minh sẽ lật ngược thế cờ như thế nào? Hãy cùng mình bỏ túi những tư duy cốt lõi sau đây.

Quy tắc "Hạ hỏa" 10 giây và bước ra khỏi màn hình

Khi nhận được một thông tin gây kích động, điều đầu tiên các bạn cần làm là tuyệt đối không chạm tay vào bàn phím. Hãy đứng dậy, đi uống một ngụm nước, hít hà một hơi thật sâu hoặc nhìn ra ngoài cửa sổ. Khoảng thời gian ngắn ngủi này giúp kích hoạt phần não bộ lý trí, ngăn chặn xung năng cảm xúc bộc phát. Hãy tự hỏi bản thân: "Mục đích cuối cùng của mình là gì? Là giải quyết công việc hay là giành chiến thắng trong cuộc cãi vã này?".

Tách rời con người ra khỏi vấn đề

Đây là nguyên tắc vàng trong nghệ thuật đàm phán của Harvard. Bạn phải luôn nhắc nhở bản thân rằng: Đồng nghiệp không phải là kẻ thù của bạn, vấn đề trước mắt mới là kẻ thù. Linh không cố tình thiết kế xấu để trêu tức Minh, và Minh cũng không ghét bỏ gì Linh, họ chỉ đang có góc nhìn khác nhau về cái đẹp và hiệu quả công việc. Khi bạn thay đổi lăng kính từ "Tôi đối đầu với bạn" thành "Tôi và bạn cùng đối đầu với vấn đề", cục diện sẽ thay đổi hoàn toàn.

Sử dụng kỹ thuật giao tiếp "Áo giáp ngôn từ"

Thay vì dùng những câu khẳng định mang tính quy chụp bắt đầu bằng từ "Bạn" (Ví dụ: "Bạn làm việc không có trách nhiệm", "Bạn thiết kế sến quá"), hãy chuyển sang cấu trúc câu bắt đầu bằng từ "Mình" hoặc "Tôi" (I-Message). Cách nói này giúp bạn bày tỏ quan điểm, cảm xúc và góc nhìn của bản thân mà không khiến đối phương cảm thấy bị buộc tội hay tấn công.

Kịch bản ứng biến và hành động thực tế cho bạn

Để các bạn có thể áp dụng ngay vào ngày mai khi đi làm, mình đã thiết kế sẵn một lộ trình hành động cụ thể gồm ba bước, đi kèm kịch bản đối thoại trực quan giúp bạn hóa giải xung đột một cách êm đẹp nhất.

Bước 1: Chuyển hình thức giao tiếp từ trực tuyến sang trực tiếp

Nếu thấy cuộc thảo luận qua tin nhắn bắt đầu có mùi "thuốc súng", hãy chủ động dừng lại. Bạn có thể nhắn một câu đơn giản: "Mình thấy trao đổi qua đây dễ gây hiểu lầm. Mình qua bàn bạn ngồi nói chuyện 5 phút nhé, hoặc chúng ta làm một cuộc gọi ngắn". Việc gặp mặt trực tiếp hoặc nghe giọng nói của nhau sẽ làm giảm đến 80% sự hung hăng và tăng tính thấu hiểu.

Bước 2: Lắng nghe chủ động và đồng cảm trước khi đưa ra ý kiến

Khi gặp đối phương, đừng vội vã giải thích hay thanh minh. Hãy để họ xả hết những bức xúc trong lòng ra trước. Bạn có thể mở lời bằng một câu hỏi mở mang tính cầu thị:

·     "Linh ơi, mình biết tuần này bên Design đang ngập đầu với nhiều dự án, và việc mình giục gấp như vậy chắc chắn làm bạn áp lực. Bạn có thể chia sẻ cho mình hiểu rõ hơn về ý tưởng phối màu trong bản thiết kế này được không?"

Khi Linh giải thích xong, hãy dùng kỹ thuật phản hồi gương để xác nhận lại:

·     "À, vậy là bạn chọn tông màu này vì nó đúng với bộ nhận diện thương hiệu và tạo cảm giác chiều sâu đúng không? Mình hiểu rồi."

Bước 3: Đưa ra giải pháp dựa trên lợi ích chung bằng cấu trúc I-Message

Sau khi đã xoa dịu được cảm xúc của đối phương và thấu hiểu góc nhìn của họ, đây là lúc bạn đưa ra đề xuất của mình một cách khéo léo:

·     "Dưới góc độ làm Content và chạy quảng cáo, mình lo ngại rằng tông màu này khi hiển thị trên màn hình điện thoại của khách hàng vào ban ngày sẽ hơi bị mờ, khó thu hút họ bấm vào link. Ý kiến của bạn rất có chuyên môn, nhưng liệu chúng ta có giải pháp nào dung hòa được không? Ví dụ như giữ nguyên font chữ sang trọng này nhưng tăng độ sáng của nền lên một chút, hoặc thêm một vài điểm nhấn màu vàng kim để làm nổi bật thông điệp chính chăng? Bạn thấy phương án đó có khả thi với thời gian hiện tại của bạn không?"

Các bạn thấy không? Khi nghe những lời đường mật, tôn trọng và đầy tính xây dựng như vậy, chẳng có người đồng nghiệp nào lại nỡ từ chối bạn cả. Họ sẽ cảm thấy tài năng của mình được trân trọng, đồng thời nhận ra bạn là một người đối tác chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Mâu thuẫn chốn công sở, suy cho cùng, giống như một cơn mưa rào mùa hạ. Nó có thể cuốn trôi đi lớp bụi bẩn, làm bầu không khí trở nên trong lành hơn nếu chúng ta biết cách đón nhận, hoặc nó sẽ tạo thành một trận lũ lụt nhấn chìm tất cả nếu chúng ta hoảng loạn và hành xử ích kỷ. Lựa chọn nằm ở bạn. Hãy để tư duy Smart Work biến bạn thành một người hòa giải thông minh, luôn làm chủ cuộc chơi và được mọi người kính nể. Chúc các bạn có những ngày làm việc thật hiệu quả và bình yên!